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别让多任务工作,谋杀你的效率!

2017-06-20 职场必备 职大叔 高效率 多任务 工作 2997 浏览

在传统的生产企业里面,造成工人工作效率低下的原因,是“不良多工”。


什么叫“不良多工”?


举个例子。你是一名职员,手头上有擦桌子、买外卖、写报告三项工作。擦桌子要耗费3个小时,买外卖要耗费4个小时,写报告要耗费4个小时。这是背景。


本来,如果你先擦桌子,再买外卖,再写报告的话,3个小时就可以擦完桌子,7个小时就可以搞定外卖,11个小时就可以交报告。


但是,实际工作中,分配给你工作的上级,以及和你对接的同事,不会安静地等着你做完。他们会时不时催你:


桌子擦得怎么样了?外卖买好了吗?报告写到哪里了?什么,还没动笔?


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于是,为了让他们满意,让他们每一次催你的时候,你都有新的进展可以反馈,你不得不先擦一会桌子,再找一下外卖,再写几行报告……循环往复,如此交替。


这样一来,本来4个小时可以擦完桌子,就会被拖延到7个小时;7个小时可以搞定外卖,就会被拖延到10个小时。


你看,依然是11个小时,依然是这三项工作,本来可以早早搞定桌子和外卖,把后续的工作转交给对接的人,让项目继续运转起来。


但因为“不良多工”,因为你需要给其他人反馈,就导致整个项目拖延了至少3个小时。


如果在一条生产线上,每个工人都这样的话,整条线的工作效率,就会被拖垮。


今天,我们来聊聊这个“不良多工”。





一、多任务工作


高德拉特所说的“不良多工”,在今天有一个更加通用的叫法,叫做“多任务工作”。


我相信,很多人都有这样的工作习惯:写一会报告,刷一下网页,查一下资料,收一下邮件,回去做一下数据,点开微信回应一下,再回去贴图表……诸如此类。


这是很正常的事情。


今天这个时代,专注在一件事情上,已经近乎不可能了。


每个人手上都有一大堆任务,To do List里都有满满的事项,同时开着Word、Excel、PPT,微信和QQ总是同时闪动好几个头像……


似乎,不能同时处理这些事情,就是能力不够。


甚至,很多公司里面,会要求员工能够进行多任务工作。


我看到过好几个招聘要求,就明确写着:能够承受工作压力,能够协调多任务工作,能够同时处理大量事务。



我在第一家公司里面,亲眼见过这样的景象:AE的桌面永远开着好几个聊天框,对面是来自欧洲、澳洲、香港的不同客户,任务栏里堆满Excel窗口。


她们飞快地在Outlook、Excel和QQ之间切换,鼠标飞梭,熟练地按着Ctrl+C、Ctrl+V。


但正是这看似高效的多任务工作,正在慢慢地谋杀我们的工作效率。


为什么这么说呢?



二、谋杀工作效率的多任务


1. 多任务工作,会占用我们的认知资源


明尼苏达大学商学院教授Sophie Leroy,在一篇09年的论文中,提出了一个概念,叫做注意力残留(Attention residue)。


他指出,当你从一项未完成的任务A,切换到任务B时,由于A还没有做完,你的大脑中会有一部分资源,仍然在对A进行处理和运算,你会抑制不住地回想到任务A,从而抑制你对于任务B的投入。


这部分仍然在处理任务A的资源,就叫做注意力残留。


一方面,注意力残留会占用我们大脑的认知资源,降低对任务B(以及其他任务)的投入程度。


另一方面,注意力残留会在我们的认知中造成多目标焦虑,从而使我们产生认知负担(Cognitive Load),降低我们在任务B上面的表现。



什么是认知负担?


简单举个例子。当你来上班的时候,我告诉你:你今天要写完一篇1万字的报告,写不完不许下班——你是不是会觉得晴天霹雳?


一整天,这个任务都会沉甸甸地压在你的心上,让你心神不宁。


你会不由自主地担忧:要是我完不成怎么办?怎样做才能尽快写完?


我相信,你这一天的工作,一定表现得非常糟糕。


这就是认知负担。


当一个人大脑中同时存在着越多的目标和任务,他就会越焦虑,用于处理任务的资源会减少,状态也会下降。


所以,我们常常看到,如果一个人脑子里装了太多的事情,他会表现得魂不守舍,对别人的话经常听不进去,刚交待的事情也很容易忘记。


这就是因为,沉重的认知负担,使他难以腾出更多的资源来处理额外的信息。


这两个效应加在一起,共同降低了我们的工作效率。


本质上,人对于未完成的事物,会有一种强烈的冲动,想去把它完成,否则就会一直想到它——这称为“契可尼效应”。


所以,在工作A和工作B之间来回转换,不但不会提高效率,反而会不断地加重这种焦虑感。


从而使你无论在处理哪项任务时,都会因为受到干扰而降低表现。


2. 多任务工作,会干扰我们的工作记忆


你也许有一点体会:当你从别的任务切换回去之后,你会忘记之前在想什么。


人的工作记忆(WT)空间,是非常狭小的——它只能同时存放4个单位。


即使你通过组块、分类等方式,把大量信息聚拢起来,但也很难超过4个单位的限制。


而当你切换出去,哪怕只有几秒钟,对新信息的处理,也会占据你的工作记忆。


由此带来的后果就是,你刚刚建立起来的记忆,瞬间就被清除出去。


你只能从长时记忆(LTM)中,通过仅存的痕迹,尝试着把那些信息再次聚集、组合起来。


先不提这个过程耗费的时间,更严重的后果是,也许一个刚刚诞生的点子,就这样消失了,再也回想不起来。


3. 多任务工作,摧毁了我们进入心流的可能性


为什么?


我在《所有需要意志力的方法,都是耍流氓》讲过,进入心流的条件之一,就是全心投入的专注。


当你所有的念头都集中在“如何更好地操作来克服困难”时,你就更容易从微小的反馈中获得激励,心流也就应运而生。


而多任务工作,恰恰摧毁了我们对任何一个任务的投入和专注。


所以,看起来高效的多任务工作,实际上恰恰是效率的杀手。




三、多任务工作的危害


实际上,多任务工作的危害,可能比你想的更严重。


2014年的一项研究指出,仅仅是几秒钟的走神(比如检查一下微信、看一下邮件),也会造成错误率的显著上升,甚至可以高达两倍。


密歇根大学的一个研究团队表示,在企业中,多任务工作几乎无处不在——每个人在工作的时候,都难免要接一下电话,跟同事讨论工作,或是回应老板的询问。


而这些多任务带来的后果是什么呢?它会降低一个团队20%-40%的工作效率。


这是一个很可怕的数字。


我在《高效管理时间的秘诀,就在于这三个清单》也提到过。


这几年的团队管理做下来,有一个感觉就是:当我们在多任务工作的时候,实际上被异化了,变成了效率的奴隶。


我们都在想,如何尽快把手头的事情做完(以便做下一个任务),而不是努力把它做好。


那么,如何避免多任务工作对我们造成的负面影响呢?




四、避免多任务,你可以这样做


1. 冥想


如果你即将开始一项工作,而大脑中还残存着许多杂念时,不妨先闭上眼睛,深呼吸,尝试着与它们和解,告诉自己不要焦虑。


很多时候,给自己一些正面的心理暗示,以及通过一些操作——


比如用悠长、缓慢的深呼吸,刺激分泌内啡肽,传达出平静、舒缓的信号,可以让身体镇静下来,降低自己的焦虑水平。


深呼吸的时候,不妨回想自己以前的优秀表现,想象那些正面的、令人兴奋的场景,提高整个人的信心,提高大脑的活跃程度。


这会有助于把注意力,集中在手头即将开始的工作上。



2. 向自己提一个问题,尝试去解决它


问题,是最能够吸引注意力的东西。


在开始一项工作之前,提一个问题,并在工作中寻求答案,会为你的工作增加乐趣,提高对其的注意力。


举个例子,在做一份PPT之前,可以问自己:我这份PPT的亮点是什么?我可以如何呈现这个亮点?


或者,在读一个章节之前,问自己:作者是如何解释他的论点的?跟同类相比,好在哪里,有哪些缺漏?


这样一来,就可以把枯燥的工作,变成一个寻求答案、解决问题的过程。


这可以显著提高自己集中精力的意愿。



3. 利用白噪音


我写作的时候,往往会去星巴克。


如果在家里,也会插上耳机,播放白噪音。


什么是白噪音?


咖啡馆背景的嘈杂声,树林里的风声,流水声,火炉噼啪的声音,路人杂乱的交谈声,等等。


这些声音,一来,不含有任何信息量——因此它们对大脑来说是低优先级的,不会给大脑造成任何负担;


二来,它们可以掩盖各种突兀的、细小的噪音,从而帮助你跟环境隔绝起来。


也可以听轻音乐,但是注意,不要听有歌词的音乐,也不要听摇滚、金属等律动感太强的音乐,因为它们会吸引你的大脑。



4. 将琐事集中在同一个时间段处理


不要急着应答微信、QQ、邮件,专心致志做你的工作,等告一段落或者感到疲倦,再休息一下,将这些琐事一一搞定。


可以参考《高效管理时间的秘诀,就在于这三个清单》,分别把不同的事项写入三个清单,再分门别类打开,处理,划掉即可。


如果你并不是一个作息非常非常规律的人,不要使用番茄钟。


你应该按照自己的状态和精力安排工作,而不是听从闹钟的安排。



5. 隔绝干扰


如果可以,在做每天最重要的工作时,挑一个单独的、确保不会受到任何干扰的地方工作。


当然,很多时候,这一点主要看公司,而不是看自己。


令人振奋的是,越来越多的公司,开始意识到这一点的重要性。


比如,在办公室里设置沉思空间,设置单人办公隔间、员工可以自行寻找空房间使用,允许员工到咖啡馆办公,允许员工远程办公,等等。



这是一个进步。


我期望着看到,这种现象,能够真正在国内盛行起来。


当然了,如果一家公司,天天让你擦桌子和买外卖,那还是辞了吧。


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