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职场技能︱7步教你写一份无懈可击的会议纪要

2017-08-14 优选岗位 东方不败就是我 职场 技能 会议纪要 3304 浏览

职场新人经常会被点名做各种会议纪要。怎样做纪要才更专业呢?我给大家分享7步技巧,让你的会议纪要文档无懈可击。

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第一步:列明会议基本信息。

会议基本信息包括会议主题,会议时间,会议地点,会议参与人员(主持人员、参会人员、缺席人员)等。

第二步:列明会议需要解决的问题。

这主要是指会议的目的,目标,召开本次会议是为了解决什么问题。

在某些会议中,这和会议主题可能会有部分重合。但在大多数会议中,两者都是不同的。例如,会议主题有可能是月度例会,会议要解决的问题是跨部门分工协作发布会事宜。

第三步:列明重要人物的发言内容及建议、结论。

在会议纪要中,提炼和抽象关键人物的重要观点非常重要。领导说了balabala,经理说了balabala,切记不能写成流水账,要提炼出发言人的核心观点、关键数据和结论。

第四步:列明会议已决议的事项。

对于会议中已经达成一致的项目内容,或者是在会上已经明确了的分工协作,需要在会议决议中明确列明。

第五步:列明会议尚未解决或者需要后续跟进的事项。

对于会议上尚未解决的问题,或者是暂时没有结论的问题,或者是需要后续跟进的问题,一定要清晰列明,以指导后续工作的方向。

第六步:列明决议事项的责任人、推进时间点、deadline、反馈timeline。

会议只是推动事项的手段,所以会上的分工、责任人、推进时间点、反馈时间点、下次review的时间,等等,都需要详细列明。

第七步:通过适当的排版对关键内容进行标注,方便相关人阅读。

会议纪要中的主要内容和关键字,要用红字、黑体、或者加粗标识;会议中提到的需要跟进的事项(一般有时间限制),需要设置时间提醒(例如红字提醒);编写项目编号时,注意阅读体验,大标题加粗,细项内容按照“1、2、3......”清晰明了的排列清楚。




职场新人做会议纪要,可以从会前、会中、会后三个阶段做全面的准备。

1、会前:充分准备

记录人需要了解会议背景、会议基础资料(文件素材等)以及参会人员的职位、title等。特别是参会人姓名,职位,切记不能写错,尤其是一些重要的商务会议,参会各方对核心领导的关键信息都非常在意,一点小错误都会造成很恶劣的影响。所以记录人需要提前了解相关信息,做好充分准备。

2、会中:记录与提炼

会议中,建议记录人做手动记录,可以直接利用纸笔,也可以利用笔记类、便签类的工具。

如果是一些高规格的会议,会上内容很多,记录人可以使用录音笔等工具,保证所记录的内容没有遗漏。

记录人整理发言人观点时,要挑核心观点,关键数据,重要结论等,切记不要记成流水账。

3、会后:逻辑梳理

记录人需要梳理逻辑,领会会议目的,领会发言人意图,在头脑里搭框架(整体逻辑),按照框架调整顺序,精简文字,再确定哪些内容需要合并同类项,哪些内容需要拆分成新类别。

内容整理好之后,要注意格式和排版,终极目标是便于阅读,重点突出。

另外,会议纪要最重要的是时效性,记录人最好在会后一小时之内完成记录,发邮件抄送给所有参会人备份。



来源:面试求职那些事

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