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干货 | 做了很多事,领导却不知道? 学会汇报工作很重要!

2017-09-20 ICT专区 一颗白菜 职场 小白 经验 3476 浏览

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现实生活中,你是否经常会遇到这样的事:


明明工作完成不错,但跟领导汇报后,领导没抓住要领,没给你应有的赏识;跟领导汇报产品或概念时,领导表示不懂,而你继续述说,终得不到领导芳心等等。


以上这些事例,并不是我们本身有问题,而是表达方式缺乏逻辑。接下来,我们来看两个具体案例。

 

【案例一】

你作为项目经理,领导咨询你项目进展情况,你站在领导面前开始了汇报:

 

“领导好,由于是项目初期,业主不断添加新要求,使得项目工作量不断加大。而且土建室可用的人力资源有限,工作进度一直落后。

最近,设计团队内部又出现了点小摩擦,电器工程师就工作任务的划分产生了分歧,正在跟业主协调。其外,工艺工程师家里突发急事,虽采取了应急人员的调用,但替换的工程师效率明显不如以前。最终导致项目有点滞后,不过领导放心,我们会在下个月努力追赶回来。”

 

领导听到你的汇报,昏昏欲睡过后一顿暴怒。


本来在项目起始阶段,由于工作范围和人员之间尚未形成密切配合,进度落后极易产生。但你的这段汇报,使领导对你工作能力产生了怀疑,进而你的加薪升职遥遥无期。

 

【案例二】

领导为方便出差,需要你协助购置一台平板电脑。你在各大网站搜索评测信息,终于选定了一款物美价廉的产品。此时,你兴高采烈来到领导办公室,准备将此事汇报一番。

 

你:“领导,我给您选择了一台电脑,物美价廉功能很赞。英特尔第六代i7处理器,512GB固态硬盘,8GB内存。”说着说着,你不觉竖起了大拇指,夸赞这款电脑。

 

领导:“你说的什么意思,我没搞明白……”

 

你以为领导没听清,继续说道:“这款电脑配置很好,英特尔第六代i7处理器,512GB固态硬盘,8GB内存。”

 

领导:“我还是不明白你说的意思……”

 

你继续评价着这台电脑,始终没有Get到领导所需信息,最终你被领导训斥为做事鲁莽。

 

事情干得漂亮而不懂汇报的人,现实生活中比比皆是。那么我们该如何汇报,实现升职加薪呢?

 

一.  明确信息类别

高杉尚孝曾在《麦肯锡教我的写作武器》中,将信息分为三类,分别是记述信息、评价信息和规范信息。搞清信息的不同归属,对于我们汇报来说大有裨益。

 

记述信息是指描述事物的情况和现象本身,不包含判断好坏的信息;评价信息指表达某一情况或现象好坏的信息;规范信息表示要求事物应有的状态以及人应采取的行动,如提议、建议等。

 

汇报工作时:

首先,要明确领导需要获取信息的种类;

其次,如果领导表示听不懂,需按照记述、评价和规范信息的顺序进行全面阐释。

 

二.  表述中心思想

在跟领导汇报时,需首先向领导汇报结论和中心思想。这样领导才能抓住重点,使汇报清晰、有条理。

 

三.  分类有序汇报

如果要跟领导汇报的信息太多时,可将内容进行分类并按一定的逻辑顺序进行汇报。如时间、重要性程度等。


四.  案例应用

我们试着用学到的理论,解决案例中的问题。

 

【案例一】

A. 明确信息类别

领导询问项目进展情况,显然是询问我们评价信息。案例中领导并没有听不懂的意思,故我们可以直接跳转至第二步。

 

B. 表述中心思想

案例中,我们需要首先表达中心思想,并给出一个评价性的结论。我们可以这样说:“领导好,总体来说,项目没有预期进展得那样好。不过,请领导放心,我们下个月定会努力赶回来。”

 

C. 分类有序汇报

我们接着对理由和原因进行分类,且按一定逻辑顺序表达。我们可把原因归结为外部因素和内部因素,然后按不同专业顺序进行汇报。

你可以这样说:“外部原因上来说,由于处于项目初级阶段,业主方经常会添加新要求,故项目总在变更中艰难前行;不过,我们项目内部也有自己的原因,比如土建室人力资源有限、电气室正在协调范围及工艺室负责人临时家中有事。”

 

最终回答汇总如下:

“领导好,总体来说,项目没有预期进展得那样好。不过,请领导放心,我们下个月定会努力赶回来。造成项目滞后的原因主要分为外部和内部两大因素。首先,从外部原因上来说,由于项目处于初级阶段,业主方经常会添加新要求,故项目总在变更中艰难前行;其次,我们项目内部也有自己的原因,比如土建室人力资源有限、电气室正在协调工作范围及工艺室负责人临时家中有事。望领导给予批评与指示!”

 

【案例二】

案例二中出现领导听不懂汇报的情况,此时我们需要利用步骤一中的记述、评价和规范信息的顺序进行阐释。

 

A. 记述信息

可能领导听不懂的原因是不理解文中你所说的专业词汇,首先你需要跟领导简要解释下专业词汇。如:“领导是这样的,处理器、固态硬盘和内存都是描述电脑运行速度及处理能力的参数。”  

 

B. 评价信息

领导理解了专业词汇代表的含义,但领导仍听不懂你的意图。此时,我们需继续使用评价信息。如:“I7的处理器、512GB固态硬盘、8GB内存属于市面上比较高的配置,这样的电脑处理能力很强。”

 

C. 规范信息

领导听到你的评价后,如仍听不懂。此时我们就需要使用规范信息,给领导提出建议,真实表达你的意图。如:“所以说,领导我建议你买这一款。”

 

最终领导明白了你的意图。此时,如果还有其他汇报的内容,可以继续按照步骤二和步骤三的方法进行阐释。

 

最终回答汇总如下:

“领导,我给您选择了一台电脑,物美价廉功能很赞。它具有英特尔第六代i7处理器、512GB固态硬盘和8GB内存。领导是这样的,处理器、固态硬盘和内存都是描述电脑运行速度及处理能力的参数。上面给您的这些具体参数属于市面上比较高的配置,这样的电脑处理能力很强。所以说,领导我建议您买这一款。”


以上便是汇报工作的三个秘籍:

一. 明确信息类别; 二. 表述中心思想; 三. 分类有序汇报


愿你懂得汇报工作,职场生涯稳步提升! 



来源:哈默_howatto(简书)

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