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每日扎心︱你以为“你以为的”就是“你以为的”么?!

2017-10-17 职场必备 二白 职场 沟通 技巧 3287 浏览

我团队的实习生@蕾蕾最近工作很积极很辛苦,却被我批了,why?

蕾蕾日常工作是团队内部的H5设计与制作。最近,行政部需要一个介绍2017年公司大事件的H5,用于公司庆典,我指派蕾蕾来跟进这个需求。

在反复的沟通与确认中,需求人将H5形式调整成为PPT形式,这已经不在我团队的职责范围内了。但蕾蕾熬了好几天,还影响了手头其他工作的进度。

我知道后,很不高兴,责问蕾蕾为什么不主动跟我反馈对方需求的变化。如果她早点告诉我,我会直接拒绝掉。

蕾蕾觉得很委屈,她以为我指派她跟进这个,就是要求她一定要完成。她还加班两个晚上,付出了很多辛苦。


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为什么会出现这样一个费力不讨好的结果呢?

你以为“你以为的”就是“你以为的”么?!

显然,我给蕾蕾交代任务的时候,没有说具体、说清晰。而蕾蕾根据自己的设想、猜测来推进这个任务。

结果,她的想法和我的想法完全不一样,她接了不属于我们团队的工作,却耽误了本职工作内容,所以我并不满意。

其实这是职场里一个非常常见的场景,当领导交代给你一项任务时,你总以为你自己正确领会了领导的意思,可事实上并没有。你辛辛苦苦忙了半天,结果领导对结果并不满意。这是怎么回事呢?这该怎么避免呢?

在这里,我给实习生们和职场新人们支上一招,当面对领导交给的任务,我们不应该去揣测领导的意图,而应该想方设法去了解他真正的要求是什么,他希望达到的效果是什么。

为了实现这个目标,我们可以从以下5个方面入手:

第一,把每个细节问清楚。

有时候,领导觉得他已经把任务说清楚了,他觉得你对背景信息都是了解的,但其实你并不了解,其实他也可能没说清楚。

所以,你接到任务后,先不要马上动手,先不要按照自己的想象去做;而要先去问,领导没说清楚的,你要去问个清楚。

想要搞清楚任务细节,可以参考5个W2个H的方式。

5个W就是先问What,要干什么;然后是When,什么时候完成;之后是Where,用于什么场景;接下来问Who,谁来负责,谁来支持,还与谁相关,以及Why,为什么要做这件事,背景和目标是什么。然后问2个H,How,怎么来做,以及How much,要做到什么程度,或者对应要花费多少费用。

第二,把任务复述一遍。

在弄清楚任务细节后,你可以复述一下领导的要求,让领导确认你理解的是不是准确。

比如说,“您看我是不是理解了您的意思?您是说要这么这么这么做?blahblah……”如果你的理解有问题,领导马上就能发现,能及时给你纠正。

第三,说明自己的计划。

确定了任务后,你要向领导说出你的想法,这件事你准备怎么干。比如,“您看,我想这么这么做,blahblah,你看行不行?”

像刚才我们说的设计PPT这件事,如果蕾蕾运用这个方法,跟我说这个任务是怎么回事,她这个PPT计划怎么做……那我一定能够马上发现,不对呀,这不是我们部门的工作职责,这个需求我会直接拒掉,这样就不会出现后面的困扰了。

第四,请领导核验半成品。

在完成任务的过程中,在关键节点上,你可以跟领导主动汇报下进度,不要等到他来问你才说,不要等到基本完成时才一次性让领导看。

如果对领导的拿不准,那你在过程中肯定要多沟通,“您看看这么做对不对?这个思路和方向OK么?Blahblah……”

想要给老板留下一个好印象,在做好工作的同时,一定要让你的老板有安全感。

老板最关心的无非是任务是否如期进行,过程中别出什么岔子。所以,及时反馈进度,沟通问题,在执行任务的过程中告诉他进度,让他安心,是优秀执行者的基本素养。

第五,与领导复盘总结。

工作完成之后,你最好领导一起做复盘总结,或者自己总结出经验教训之后,再主动找领导沟通。

总结的内容包括但不限于:对于这类任务,我们应该把握的原则是什么?有什么经验教训?后续再遇到类似的任务,有哪些优化的方法?

把上面这些内容明确了,后续再接领导交代的任务,你会顺畅很多,也会事半功倍。


总结一下,实习生及职场新人在跟领导沟通工作时,特别是接受领导的任务时,你可以通过以上5点来去避免猜测,弄清楚领导的意图和预期达到的结果。

需要注意的是,这5点,你可以根据具体情况来去选择使用。如果领导布置工作时已经说得很清楚很明白了,这时候你马上行动就可以了,千万不要再问东问西,以免领导觉得你理解力差。


来源:面试求职那些事


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